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Reduzierung Aufbewahrungsfristen von Buchungsbelegen auf 8 Jahre
Verkürzung von Aufbewahrungsfristen auf 8 Jahre – Viertes Bürokratieentlastungsgesetz
Der Bundesrat hat am 18.10.2024 dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zugestimmt, mit dem u. a. Aufbewahrungsfristen verkürzt und umsatzsteuerliche Pflichten erleichtert werden.
Das BEG IV umfasst eine Reihe von Einzelmaßnahmen, die sich folgenden Themen zuordnen lassen:
- Verkürzung von Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht
- Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung, u. a. Streichung Schriftformerfordernis
- Abbau von Melde- und Informationspflichten
- Projekte zur Verwaltungsvereinfachung und -beschleunigung
- weitere Erleichterungen, insbesondere Streichung einzelner überflüssiger Vorschriften.
In diesem Beitrag soll nur auf die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen eingegangen werden.
Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege im Steuer- und Handelsrecht
Nach bislang geltendem Recht sind Buchungsbelege grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB). Das BEG IV sieht vor, die Aufbewahrungsfrist für diese Belege auf 8 Jahre zu verkürzen, in dem der § 257 Abs. 4 geändert wurde. Demnach gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
Wie bisher:
- 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- 6 Jahre: empfangenen Handelsbriefe
- 6 Jahre: Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
Neu:
- 8 Jahre: Belege für Buchungen in den nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege)
Die Erleichterung gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am Tag nach der Verkündung des BEG IV noch nicht abgelaufen ist und tritt am 01.01.2025 in Kraft.
Da damit die Rechtsgrundlage und der Zweck der Aufbewahrung weggefallen sind, müssen Buchungsbelege im Jahr nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist (8 Jahre + x Monate) vernichtet werden.
Weitere Themen
Das Gesetz enthält 74 Artikel, wo weitere Erleichterungen je nach Branche und Hintergrund für Sie interessant sein können.
Thomas Töpfer, Externer Datenschutzbeauftragter, TT Datenschutz GmbH, Dezember 2024